Privacyverklaring Stichting Oranje Comité Vinkeveen

Versie oktober 2026

Stichting Oranje Comité Vinkeveen hecht waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten u heeft.

Artikel 1 - Verantwoordelijke

1. Stichting Oranje Comité Vinkeveen is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. De contactgegevens zijn:

Stichting Oranje Comité Vinkeveen
Cuilensmeer 51
3645 WN Vinkeveen
E-mail: info@oranjecomitevinkeveen.nl
Website: www.oranjecomitevinkeveen.nl

3. Voor vragen over privacy, de verwerking van uw persoonsgegevens of voor het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres of via de contactmogelijkheden op onze website.

Artikel 2 - Welke persoonsgegevens verwerken wij?

1. Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop u met ons in contact komt of deelneemt aan onze activiteiten.

2. Wij kunnen onder andere de volgende gegevens verwerken:

• naam;
• adres, postcode en woonplaats;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bedrijfs- of organisatienaam;
• functie of rol binnen een organisatie;
• factuurgegevens;
• betaalgegevens en betaalstatus;
• gegevens over inschrijvingen, reserveringen of deelname aan evenementen;
• sponsor- en donatiegegevens;
• voorkeuren, opmerkingen of andere informatie die u zelf aan ons verstrekt;
• communicatie met het Oranje Comité;
• technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van onze website en digitale systemen.

3. Bij zakelijke contacten kunnen wij daarnaast gegevens verwerken zoals KvK-gegevens, bedrijfsadres en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor administratie, facturatie of de uitvoering van een overeenkomst.

4. Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze worden gebruikt.

Artikel 3 - Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

1. Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor onder andere:

• het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
• het verwerken en beheren van inschrijvingen voor evenementen en activiteiten;
• het verwerken van reserveringen en ticketverkoop;
• het uitvoeren van sponsorovereenkomsten;
• het verwerken van donaties;
• facturatie, betalingen en financiële administratie;
• communicatie met deelnemers, sponsors, vrijwilligers, donateurs en andere betrokkenen;
• het organiseren en uitvoeren van evenementen en activiteiten;
• het beheren van deelname-, bezoekers- en check-inregistraties;
• het uitvoeren van acties of andere activiteiten waarvoor registratie noodzakelijk is;
• het versturen van nieuwsbrieven en andere communicatie waarvoor u zich heeft aangemeld;
• het voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen;
• het beveiligen, onderhouden en verbeteren van onze website en digitale systemen;
• het behandelen van vragen, klachten en geschillen.

2. Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Artikel 4 - Grondslagen voor verwerking

1. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

2. Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens omdat:

• dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of om voorafgaand daaraan maatregelen te nemen, bijvoorbeeld bij een inschrijving, reservering of sponsorovereenkomst;
• wij moeten voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor onze financiële administratie;
• u hiervoor toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld voor bepaalde nieuwsbrieven;
• wij of een derde een gerechtvaardigd belang hebben, bijvoorbeeld bij noodzakelijke communicatie, administratie, beveiliging of het goed organiseren van onze activiteiten, voor zover uw belangen of privacyrechten niet zwaarder wegen.

3. Wanneer een verwerking uitsluitend op toestemming is gebaseerd, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór het intrekken van de toestemming rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Artikel 5 - Nieuwsbrieven en communicatie

1. Wij versturen nieuwsbrieven of vergelijkbare algemene communicatie wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

2. Wanneer u zich vrijwillig heeft aangemeld voor een nieuwsbrief, kunt u zich op ieder moment afmelden via de daarvoor aangeboden mogelijkheid of door contact met ons op te nemen.

3. Berichten die noodzakelijk zijn voor een inschrijving, reservering, sponsoring, betaling, deelname of andere overeenkomst zijn geen nieuwsbrief. Deze berichten kunnen wij versturen zolang dit noodzakelijk is voor de betreffende activiteit of dienstverlening.

Artikel 6 - Sponsoring en donaties

1. Wanneer u sponsor of donateur bent, verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn voor het verwerken van uw bijdrage, onze administratie en de communicatie daarover.

2. Bij sponsors kunnen wij daarnaast onder andere de bedrijfsnaam, contactpersoon, sponsorafspraken en aangeleverde logo's of andere materialen verwerken.

3. Wanneer een sponsor ervoor kiest geheel of gedeeltelijk anoniem te worden vermeld, heeft dit uitsluitend betrekking op de openbare vermelding. Gegevens die noodzakelijk zijn voor administratie, facturatie of wettelijke verplichtingen blijven door ons verwerkt.

Artikel 7 - Evenementen en inschrijvingen

1. Wanneer u zich inschrijft voor een evenement of activiteit, verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn om uw inschrijving en deelname te organiseren.

2. Afhankelijk van het evenement kan dit bijvoorbeeld gaan om contactgegevens, deelnamegegevens, gewenste voorzieningen, betaalstatus of andere informatie die noodzakelijk is voor de praktische organisatie.

3. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor communicatie voorafgaand aan, tijdens en na afloop van het betreffende evenement, voor zover dit voor de organisatie en afhandeling daarvan noodzakelijk is.

4. Indien voor een specifieke activiteit aanvullende persoonsgegevens noodzakelijk zijn, informeren wij u daar waar nodig afzonderlijk over.

Artikel 8 - Kinderen en minderjarigen

1. Een deel van onze activiteiten is gericht op kinderen en gezinnen.

2. Wanneer persoonsgegevens van een minderjarige voor een activiteit noodzakelijk zijn, beperken wij de verwerking zoveel mogelijk tot de gegevens die voor die activiteit daadwerkelijk nodig zijn.

3. Waar dit op grond van de aard van de verwerking of de wet noodzakelijk is, vragen wij gegevens of toestemming via een ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Artikel 9 - Foto's en beeldmateriaal

1. Tijdens openbare evenementen en activiteiten van het Oranje Comité kunnen foto's en video's worden gemaakt voor verslaglegging, promotie en communicatie over onze activiteiten.

2. Dit beeldmateriaal kan onder andere worden gepubliceerd op onze website, sociale media, drukwerk en andere communicatiekanalen van het Oranje Comité.

3. Bij gerichte portretten of situaties waarin redelijkerwijs een groter privacybelang bestaat, houden wij rekening met de rechten en belangen van de betrokken persoon.

4. Wanneer u bezwaar heeft tegen een door ons gepubliceerde foto of video waarop u herkenbaar in beeld bent, kunt u contact met ons opnemen. Wij beoordelen het verzoek vervolgens aan de hand van de omstandigheden van het geval.

Artikel 10 - Delen van persoonsgegevens

1. Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

2. Voor de uitvoering van onze activiteiten kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met partijen die ons ondersteunen, voor zover dit noodzakelijk is.

3. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

• betaalproviders;
• banken en financiële dienstverleners;
• boekhoud- en administratiesystemen;
• aanbieders van ticketing- en inschrijfsystemen;
• hosting- en clouddienstverleners;
• e-mail- en communicatiediensten;
• aanbieders van formulieren en automatiseringssoftware;
• IT- en websiteleveranciers;
• andere partijen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een evenement, activiteit of overeenkomst.

4. Wanneer een partij persoonsgegevens namens ons verwerkt, maken wij waar dit op grond van de AVG noodzakelijk is passende afspraken over de verwerking en beveiliging van deze gegevens.

5. Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt aan bevoegde instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Artikel 11 - Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

1. Sommige door ons gebruikte dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

2. Wanneer dit gebeurt, zorgen wij ervoor dat de doorgifte plaatsvindt op een wijze die volgens de AVG is toegestaan, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit of andere passende waarborgen.

Artikel 12 - Bewaartermijnen

1. Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

2. De concrete bewaartermijn is afhankelijk van het soort gegevens en het doel van de verwerking.

3. Daarbij hanteren wij onder andere de volgende uitgangspunten:

• gegevens die onderdeel uitmaken van onze financiële administratie worden bewaard gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn;
• gegevens over een inschrijving of evenement worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de organisatie, uitvoering en afhandeling daarvan;
• contactverzoeken en correspondentie worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de behandeling daarvan;
• gegevens voor nieuwsbrieven worden bewaard totdat u zich afmeldt of totdat deze gegevens niet langer noodzakelijk zijn;
• sponsoradministratie wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de sponsorrelatie, administratie en wettelijke verplichtingen.

4. Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of waar passend geanonimiseerd.

Artikel 13 - Beveiliging

1. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, onrechtmatige verwerking, wijziging of openbaarmaking.

2. Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen en partijen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.

3. Geen enkel digitaal systeem kan volledige veiligheid garanderen. Wanneer zich een beveiligingsincident met persoonsgegevens voordoet, handelen wij overeenkomstig de daarvoor geldende wettelijke verplichtingen.

Artikel 14 - Cookies en technische gegevens

1. Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken die noodzakelijk zijn voor het functioneren, beveiligen en verbeteren van de website.

2. Wanneer wij cookies of vergelijkbare technieken gebruiken waarvoor voorafgaande toestemming vereist is, vragen wij deze toestemming voordat deze worden geplaatst.

3. Waar nodig verstrekken wij hierover aanvullende informatie via onze website of een afzonderlijke cookieverklaring.

Artikel 15 - Uw privacyrechten

1. U heeft, voor zover de AVG dit in uw situatie bepaalt, het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• persoonsgegevens over te laten dragen;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

2. U kunt hiervoor contact opnemen via info@oranjecomitevinkeveen.nl.

3. Wij kunnen u vragen aanvullende informatie te verstrekken om uw identiteit vast te stellen wanneer dit noodzakelijk is om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, gewijzigd of verwijderd.

4. Niet ieder privacyrecht is in iedere situatie absoluut. Wij kunnen bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren.

Artikel 16 - Klachten

1. Wanneer u een vraag of klacht heeft over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen. Wij proberen uw vraag of klacht vervolgens zo zorgvuldig mogelijk te behandelen.

2. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 17 - Geautomatiseerde besluitvorming

1. Het Oranje Comité neemt geen besluiten die voor personen rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen hebben uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.

2. Wij kunnen wel automatisering gebruiken voor administratieve en organisatorische processen, bijvoorbeeld voor de verwerking van formulieren, betalingen, bevestigingen, facturen, inschrijvingen en e-mailcommunicatie.

Artikel 18 - Wijzigingen in deze privacyverklaring

1. Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze activiteiten, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen.

2. De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd.

3. Bovenaan deze privacyverklaring staat de datum van de geldende versie.

Artikel 19 - Contact

Voor vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

Stichting Oranje Comité Vinkeveen
Cuilensmeer 51
3645 WN Vinkeveen
E-mail: info@oranjecomitevinkeveen.nl
Website: www.oranjecomitevinkeveen.nl